POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

  1. OBJETO

CUIDAR LTDA., adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el propósito de establecer los principios, criterios, procedimientos, responsabilidades y controles aplicables al tratamiento de los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, consultados, actualizados, transmitidos, transferidos, circulados, conservados o suprimidos por la organización.

La presente Política tiene como fundamento el derecho constitucional de todas las personas a la intimidad, al buen nombre y al Hábeas Data, así como las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen, modifiquen, adicionen, sustituyan o desarrollen el régimen colombiano de protección de datos personales.

CUIDAR LTDA., reconoce que los datos personales pertenecen a sus Titulares y que su tratamiento debe realizarse bajo criterios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, seguridad, confidencialidad, necesidad y proporcionalidad.

 

  1. ALCANCE

Esta Política aplica a todos los datos personales que sean objeto de tratamiento por CUIDAR LTDA., independientemente del medio utilizado para su recolección, almacenamiento o tratamiento.

Comprende información contenida en:

  • Bases de datos físicas.
  • Bases de datos digitales.
  • Sistemas de información.
  • Aplicaciones.
  • Plataformas tecnológicas.
  • Correos electrónicos.
  • Documentos físicos.
  • Formularios.
  • Contratos.
  • Hojas de vida.
  • Registros laborales.
  • Registros de clientes.
  • Registros de proveedores y contratistas.
  • Registros de visitantes.
  • Sistemas de control de acceso.
  • Sistemas de videovigilancia.
  • Sistemas biométricos, cuando existan.
  • Dispositivos electrónicos.
  • Archivos de gestión.
  • Cualquier otro medio mediante el cual CUIDAR LTDA., realice tratamiento de datos personales.

La Política aplica a todos los procesos y áreas de CUIDAR LTDA., y a todas las personas que, en virtud de una relación laboral, contractual, comercial o de prestación de servicios, tengan acceso a información personal.

Su aplicación comprende, entre otros, los datos de:

  1. Trabajadores.
  2. Extrabajadores.
  3. Aspirantes.
  4. Clientes.
  5. Potenciales clientes.
  6. Proveedores.
  7. Contratistas.
  8. Subcontratistas.
  9. Visitantes.
  10. Usuarios de los servicios.
  11. Representantes legales.
  12. Contactos de clientes y proveedores.
  13. Aliados estratégicos.
  14. Personas que ingresen a instalaciones bajo control de CUIDAR.
  15. Personas cuyos datos sean tratados en desarrollo de los servicios de seguridad.
  16. Cualquier persona natural cuyos datos sean tratados por CUIDAR.

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: CUIDAR LTDA.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
Dirección: Carrera 23 N.º 74-27, Bogotá D.C.
Teléfono oficial: 323 210 2380
Correo electrónico de Protección de Datos: protecciondedatos@cuidar.co
Página web: www.cuidar.co
Responsable interno de Protección de Datos: Gerencia SIG.

La Gerencia SIG será el área responsable de coordinar y supervisar la aplicación de esta Política, administrar el procedimiento de atención de consultas y reclamos y promover el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos dentro de CUIDAR LTDA.

Lo anterior no implica que todas las actividades operativas de tratamiento sean ejecutadas directamente por la Gerencia SIG; cada área que recolecte, consulte, utilice o administre información personal será responsable de cumplir las disposiciones establecidas en esta Política y los procedimientos internos relacionados.

 

  1. MARCO NORMATIVO

La presente Política se desarrolla principalmente con fundamento en:

  • Constitución Política de Colombia, artículo 15.
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • Decreto 1377 de 2013, en las disposiciones que permanecen vigentes y fueron incorporadas al Decreto 1074 de 2015.
  • Decreto 1074 de 2015, especialmente las disposiciones relacionadas con protección de datos personales.
  • Decreto 090 de 2018, respecto del Registro Nacional de Bases de Datos y su ámbito de aplicación.
  • Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios.
  • Ley 2157 de 2021, cuando resulte aplicable al régimen de Hábeas Data financiero.
  • Ley 1755 de 2015, cuando resulte aplicable al ejercicio del derecho de petición.
  • Ley 2300 de 2023, cuando CUIDAR realice actividades de cobranza o comunicaciones sujetas a sus disposiciones.
  • Ley 527 de 1999, cuando resulte aplicable al tratamiento de información y comunicaciones electrónicas.
  • Normas y disposiciones relacionadas con archivo, conservación documental y seguridad de la información, cuando resulten aplicables.
  • Circulares, instrucciones, conceptos y demás actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
  • Las demás normas que modifiquen adicionen, sustituyan o desarrollen las anteriores.

La Ley 1581 de 2012 continúa vigente como norma general de protección de datos personales en Colombia.

CUIDAR LTDA., aplicará igualmente cualquier disposición posterior que resulte obligatoria y que modifique o sustituya el marco normativo relacionado con el tratamiento de datos personales.

  1. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se adoptan las siguientes definiciones:

5.1. Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.

5.2. Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

5.3. Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

5.4. Dato público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y cuyo conocimiento sea legítimo de acuerdo con la normativa aplicable.

5.5. Dato privado

Información que, por su naturaleza, solamente es relevante para su Titular.

5.6. Dato semiprivado

Información que no tiene naturaleza íntima, reservada o pública y cuyo conocimiento puede interesar al Titular y a determinado sector o grupo de personas.

5.7. Dato sensible

Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Se consideran sensibles, entre otros, los datos relativos a:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas o filosóficas.
  • Pertenencia a organizaciones sociales o sindicales.
  • Recomendaciones médicas, estado de Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos.

5.8. Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

5.9. Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de la información.

5.10. Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

5.11. Tratamiento

Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, consulta, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión.

5.12. Transferencia

Operación mediante la cual se entregan datos personales a un responsable ubicado dentro o fuera de Colombia.

5.13. Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia entre un responsable y un Encargado.

 

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CUIDAR LTDA., aplicará los siguientes principios:

6.1. Legalidad

El tratamiento se realizará conforme a la Constitución, la ley y las disposiciones aplicables.

6.2. Finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al Titular.

6.3. Libertad

El tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada cuando legalmente sea necesaria.

6.4. Veracidad o calidad

La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.5. Transparencia

CUIDAR LTDA., garantizará al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de sus datos y el tratamiento realizado.

 

6.6. Acceso y circulación restringida

Los datos únicamente serán tratados por las personas autorizadas y dentro de los límites establecidos por la ley.

6.7. Seguridad

Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

6.8. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a garantizar la reserva y confidencialidad de la información.

6.9. Necesidad y proporcionalidad

CUIDAR LTDA., recolectará únicamente la información necesaria, pertinente y adecuada para las finalidades determinadas.

 

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

CUIDAR LTDA., podrá realizar tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades, según la relación con el Titular y el fundamento jurídico aplicable:

 

7.1. Gestión de trabajadores y extrabajadores

  • Selección y contratación.
  • Administración de hojas de vida.
  • Gestión de contratos.
  • Administración de nómina.
  • Seguridad social.
  • Prestaciones sociales.
  • Administración de beneficios.
  • Capacitación.
  • Evaluación del desempeño.
  • Gestión disciplinaria.
  • Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Administración de incapacidades y ausencias.
  • Gestión de exámenes médicos ocupacionales.
  • Administración de riesgos laborales.
  • Gestión de emergencias.
  • Cumplimiento de obligaciones laborales.
  • Atención de requerimientos de autoridades.
  • Conservación de información laboral conforme a las obligaciones legales.

7.2. Gestión de aspirantes

  • Recepción y evaluación de hojas de vida.
  • Verificación de información suministrada.
  • Procesos de selección.
  • Contacto con candidatos.
  • Evaluaciones requeridas para el cargo.
  • Verificaciones necesarias y legalmente procedentes.

7.3. Gestión de clientes

  • Vinculación.
  • Identificación.
  • Elaboración y ejecución de contratos.
  • Prestación de servicios.
  • Facturación.
  • Gestión de cartera.
  • Atención de solicitudes.
  • Servicio al cliente.
  • Gestión de novedades.
  • Comunicaciones contractuales.
  • Evaluación de la relación comercial.
  • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

7.4. Gestión de proveedores y contratistas

  • Vinculación.
  • Evaluación.
  • Verificación de información.
  • Contratación.
  • Administración contractual.
  • Pagos.
  • Control de acceso.
  • Gestión de seguridad.
  • Evaluación de confiabilidad cuando sea legítima y proporcional.
  • Cumplimiento de obligaciones legales.

7.5. Seguridad física

CUIDAR LTDA., podrá tratar información personal para:

  • Control de acceso.
  • Identificación de visitantes.
  • Protección de personas.
  • Protección de bienes.
  • Prevención de incidentes.
  • Investigación de eventos.
  • Gestión de novedades.
  • Cumplimiento de obligaciones de seguridad.
  • Atención de requerimientos de autoridades.

7.6. Videovigilancia

CUIDAR LTDA., podrá utilizar sistemas de videovigilancia para:

  • Seguridad física.
  • Prevención de delitos y conductas no autorizadas.
  • Protección de personas y bienes.
  • Control de acceso.
  • Investigación de incidentes.
  • Gestión de emergencias.
  • Atención de requerimientos de autoridades competentes.

La videovigilancia constituye tratamiento de datos personales y estará sometida a los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad, seguridad y acceso restringido.

7.7. Comunicaciones

CUIDAR LTDA., podrá utilizar los datos de contacto para comunicaciones relacionadas con:

  • Relaciones laborales.
  • Relaciones comerciales.
  • Contratos.
  • Prestación de servicios.
  • Seguridad.
  • Facturación.
  • Atención al cliente.
  • Comunicaciones institucionales.
  • Información administrativa.
  • Información comercial o publicitaria cuando exista autorización y resulte legalmente procedente.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

CUIDAR LTDA., reconoce que los datos sensibles tienen una protección reforzada.

Como regla general, CUIDAR LTDA., no solicitará datos sensibles cuando estos no sean necesarios para cumplir una finalidad legítima.

Cuando el tratamiento de datos sensibles sea necesario, CUIDAR LTDA:

  1. Informará al Titular que la información tiene carácter sensible.
  2. Informará la finalidad específica.
  3. Indicará al Titular que la entrega de dicha información es facultativa cuando legalmente corresponda.
  4. Obtendrá autorización explícita cuando sea necesaria.
  5. Restringirá el acceso.
  6. Implementará medidas reforzadas de seguridad.
  7. Evitará usos incompatibles con la finalidad.
  8. Garantizará el ejercicio de los derechos del Titular.

El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente dentro de las excepciones legalmente establecidas.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS DE SALUD

Los datos relacionados con salud son datos sensibles.

En desarrollo de sus actividades laborales y de Seguridad y Salud en el Trabajo, CUIDAR LTDA., podrá tratar información relacionada con:

  • Exámenes médicos ocupacionales.
  • Conceptos de aptitud.
  • Restricciones laborales.
  • Recomendaciones médicas.
  • Incapacidades.
  • Accidentes de trabajo.
  • Enfermedades laborales.
  • Información necesaria para gestionar obligaciones de SST.

CUIDAR LTDA., aplicará el principio de mínima información necesaria.

Las áreas administrativas no deberán acceder a información clínica que no sea necesaria para cumplir sus funciones.

La información clínica estará sometida a las reglas de reserva y confidencialidad aplicables.

 

  1. DATOS BIOMÉTRICOS

Cuando CUIDAR LTDA., utilice información biométrica, tales como huellas, reconocimiento facial u otros mecanismos destinados a identificar a una persona, estos datos serán tratados como sensibles.

Su utilización deberá responder a una finalidad legítima, necesaria y proporcional.

El acceso a esta información estará restringido a las personas autorizadas.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

CUIDAR LTDA., evitará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando sea necesario y jurídicamente procedente.

Cuando se realice tratamiento permitido, se garantizará:

  • Interés superior del menor.
  • Respeto de sus derechos fundamentales.
  • Finalidad legítima.
  • Tratamiento proporcional.
  • Seguridad reforzada.

 

 

 

  1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Cuando sea necesaria, CUIDAR LTDA., obtendrá autorización previa, expresa e informada.

La autorización deberá permitir acreditar:

  • Identidad del Titular.
  • Fecha de autorización.
  • Finalidades.
  • Medio utilizado.
  • Aceptación del Titular.

La autorización podrá obtenerse mediante:

  • Formatos físicos.
  • Formularios electrónicos.
  • Aplicaciones.
  • Páginas web.
  • Correos electrónicos.
  • Mecanismos tecnológicos.
  • Otros medios que permitan demostrar posteriormente su existencia.

La autorización deberá conservarse durante el tiempo necesario para acreditar la legitimidad del tratamiento.

 

  1. EXCEPCIONES A LA AUTORIZACIÓN

CUIDAR LTDA., podrá tratar información sin autorización cuando exista una de las excepciones legalmente previstas, entre ellas:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
  • Información requerida por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

El tratamiento sin autorización no significa ausencia de obligaciones de seguridad, finalidad, confidencialidad y respeto por los derechos del Titular.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares tienen derecho a:

  1. Conocer los datos personales tratados por CUIDAR LTDA.
  2. Solicitar acceso a sus datos.
  3. Actualizar sus datos.
  4. Rectificar datos parciales, inexactos, incompletos o desactualizados.
  5. Solicitar prueba de la autorización cuando esta sea necesaria.
  6. Conocer las finalidades del tratamiento.
  7. Conocer el uso dado a sus datos.
  8. Solicitar la supresión cuando legalmente proceda.
  9. Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea jurídicamente posible.
  10. Presentar consultas y reclamos.
  11. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.
  12. Presentar quejas ante los entes regulatorios cuando considere vulnerados sus derechos, previo agotamiento del procedimiento correspondiente ante CUIDAR LTDA., cuando este sea exigible.

La Ley 1581 reconoce estos derechos como parte esencial de la protección del Hábeas Data.

 

  1. OBLIGACIONES DE CUIDAR COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CUIDAR LTDA., se compromete a:

  1. Garantizar al Titular el pleno ejercicio de sus derechos.
  2. Solicitar autorización cuando sea legalmente necesaria.
  3. Informar las finalidades del tratamiento.
  4. Conservar evidencia de las autorizaciones.
  5. Mantener la información bajo condiciones de seguridad.
  6. Garantizar la calidad de la información.
  7. Actualizar y rectificar información cuando corresponda.
  8. Atender consultas y reclamos.
  9. Adoptar procedimientos internos.
  10. Capacitar al personal.
  11. Controlar el acceso a la información.
  12. Gestionar incidentes de seguridad.
  13. Exigir obligaciones de protección de datos a sus Encargados.
  14. Cumplir las instrucciones de la Supervigilancia.
  15. Implementar medidas de responsabilidad demostrada.
  16. Mantener actualizada esta Política.
  17. Garantizar la confidencialidad.
  18. Implementar controles para evitar tratamientos no autorizados.

 

  1. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS

Los terceros que actúen como Encargados de CUIDAR LTDA., deberán:

  • Tratar los datos exclusivamente para las finalidades autorizadas.
  • Cumplir las instrucciones de CUIDAR LTDA.
  • Mantener confidencialidad.
  • Implementar medidas de seguridad.
  • No utilizar la información para fines propios no autorizados.
  • Informar incidentes.
  • Apoyar la atención de consultas y reclamos.
  • Permitir auditorías o verificaciones cuando corresponda.
  • Devolver, eliminar o conservar la información conforme a las instrucciones y obligaciones legales.
  • Cumplir las obligaciones contractuales de protección de datos.

 

  1. ACTUALIZACIÓN Y CORRECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

CUIDAR LTDA., garantizará que los datos personales sean:

  • Veraces.
  • Completos.
  • Exactos.
  • Actualizados.
  • Comprobables.
  • Comprensibles.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento la actualización o corrección de sus datos.

La solicitud deberá contener:

  1. Nombre completo.
  2. Identificación.
  3. Información objeto de modificación.
  4. Modificación solicitada.
  5. Correo electrónico o dirección para respuesta.
  6. Documentos de soporte cuando sean necesarios.

Procedimiento

CUIDAR LTDA., deberá:

  1. Recibir la solicitud.
  2. Registrar la fecha de recepción.
  3. Verificar la identidad.
  4. Analizar la información.
  5. Solicitar soportes cuando corresponda.
  6. Actualizar o rectificar la información.
  7. Comunicar la modificación al Titular.
  8. Actualizar la información en los sistemas y bases de datos correspondientes.
  9. Informar al Encargado cuando corresponda.
  10. Conservar evidencia de la actuación.

La información deberá actualizarse también cuando CUIDAR LTDA., detecte directamente que existen inconsistencias o desactualización.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

El Titular podrá solicitar información sobre los datos personales que CUIDAR LTDA., tenga sobre él.

La consulta deberá contener:

  • Nombre e identificación.
  • Calidad en la que actúa.
  • Información solicitada.
  • Correo electrónico o dirección para respuesta.
  • Documentos que acrediten representación, cuando corresponda.

CUIDAR LTDA., verificará la identidad del solicitante antes de entregar información.

 

Término

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de este término, CUIDAR LTDA., informará al interesado las razones de la demora y la fecha en que será atendida, sin superar el término adicional legalmente permitido.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

CUIDAR LTDA., establece el siguiente procedimiento para garantizar la atención efectiva de las solicitudes relacionadas con datos personales.

19.1. Recepción

Las solicitudes podrán recibirse mediante:

Correo electrónico: protecciondedatos@cuidar.co

Dirección física: Carrera 23 N.º 74-27, Bogotá D.C.

Teléfono: 323 210 2380

Página web: www.cuidar.co

 

19.2. Registro

Toda solicitud será registrada indicando:

  • Fecha.
  • Nombre del solicitante.
  • Identificación.
  • Tipo de solicitud.
  • Descripción.
  • Responsable de atención.
  • Fecha límite de respuesta.
  • Respuesta emitida.
  • Fecha de cierre.

19.3. Validación

CUIDAR LTDA., podrá solicitar documentos para acreditar identidad o representación cuando resulte necesario para proteger la información personal.

19.4. Clasificación

La Gerencia SIG determinará si la solicitud corresponde a:

  • Consulta.
  • Actualización.
  • Rectificación.
  • Supresión.
  • Revocatoria.
  • Petición.
  • Queja.
  • Reclamo.
  • Solicitud de información.

19.5. Trámite

La solicitud será remitida al área responsable de suministrar la información o ejecutar la acción solicitada.

19.6. Respuesta

La respuesta deberá ser clara, completa, verificable y emitida dentro del término legal.

 

  1. RECLAMOS INCOMPLETOS

Si el reclamo se encuentra incompleto, CUIDAR LTDA., requerirá al Titular para que subsane las deficiencias dentro del término legal.

Si el Titular no subsana la información requerida dentro del plazo legal correspondiente, se aplicarán las consecuencias previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Cuando corresponda, CUIDAR LTDA., incorporará en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite».

 

  1. TÉRMINO PARA RESPONDER RECLAMOS

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción.

Cuando no sea posible resolverlos dentro de dicho término, CUIDAR LTDA., informará las razones de la demora y la fecha de respuesta, dentro del término adicional establecido legalmente.

Los términos de consultas y reclamos se aplicarán conforme a los artículos correspondientes de la Ley 1581 de 2012.

 

  1. SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

  • Considere que el tratamiento no cumple la legislación.
  • Los datos ya no sean necesarios para la finalidad.
  • Haya revocado la autorización cuando esta constituya la base jurídica del tratamiento.

La supresión no procederá cuando exista:

  • Obligación legal de conservar la información.
  • Obligación contractual.
  • Orden judicial.
  • Requerimiento de autoridad competente.
  • Necesidad de conservar información para ejercer o defender derechos.
  • Otra excepción legal.

Cuando no sea posible eliminar inmediatamente la información, CUIDAR LTDA., podrá conservarla con acceso restringido y únicamente para la finalidad que justifique su conservación.

 

  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización cuando esta sea jurídicamente procedente.

La solicitud podrá presentarse mediante:

Correo: protecciondedatos@cuidar.co

Dirección: Carrera 23 N.º 74-27, Bogotá D.C.

Teléfono: 323 210 2380

La revocatoria podrá ser total o parcial.

La revocatoria no afectará tratamientos que CUIDAR LTDA., esté obligado a realizar por disposición legal o contractual.

 

  1. CANALES OFICIALES PARA PROTECCIÓN DE DATOS

CUIDAR LTDA., establece los siguientes canales:

 

Correo electrónico: protecciondedatos@cuidar.co

Teléfono: 323 210 2380

Dirección física: Carrera 23 N.° 74-27, Bogotá D.C., Colombia

Página web: www.cuidar.co

Responsable Gerencia SIG

Estos canales deberán mantenerse actualizados y disponibles para los Titulares.

 

 

  1. MECANISMOS PARA DAR A CONOCER LA POLÍTICA

CUIDAR LTDA., pondrá esta Política a disposición de los Titulares mediante:

  • Página web corporativa.

La Política vigente estará disponible para consulta permanente.

 

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

CUIDAR LTDA., informará al Titular, en el momento de la recolección de los datos o por los medios legalmente permitidos:

  • Identidad del responsable.
  • Datos de contacto.
  • Finalidad del tratamiento.
  • Derechos del Titular.
  • Mecanismos para ejercerlos.
  • Existencia de esta Política.
  • Medio para consultarla.

El aviso podrá presentarse en formato físico o electrónico.

 

  1. VIDEOVIGILANCIA

CUIDAR LTDA., implementará medidas específicas para el tratamiento de imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia.

Las áreas sometidas a videovigilancia deberán contar con información visible que permita conocer:

  • Existencia del sistema.
  • Responsable del tratamiento.
  • Finalidad.
  • Canal para ejercer derechos.

Las imágenes serán utilizadas exclusivamente para las finalidades informadas.

El acceso estará restringido a personas autorizadas.

Las grabaciones serán conservadas durante el tiempo necesario de acuerdo con la finalidad, capacidad tecnológica, obligaciones legales y necesidades de seguridad.

Cuando exista un requerimiento de autoridad competente, las imágenes podrán ser entregadas de conformidad con la ley.

 

  1. DATOS BIOMÉTRICOS Y CONTROL DE ACCESO

Cuando CUIDAR LTDA., implemente mecanismos biométricos, establecerá controles especiales sobre:

  • Recolección.
  • Almacenamiento.
  • Acceso.
  • Uso.
  • Seguridad.
  • Conservación.
  • Eliminación.

Por tratarse de datos sensibles, se aplicarán medidas reforzadas.

 

  1. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

CUIDAR LTDA., podrá transmitir o transferir datos personales cuando exista fundamento legal, contractual o autorización que lo permita.

Los contratos con Encargados deberán establecer, según corresponda:

  • Finalidad.
  • Categorías de Titulares.
  • Categorías de datos.
  • Tratamientos autorizados.
  • Obligaciones de seguridad.
  • Confidencialidad.
  • Atención de derechos.
  • Gestión de incidentes.
  • Conservación.
  • Devolución o supresión.

Cuando se realicen transferencias internacionales, CUIDAR LTDA., verificará previamente el cumplimiento de las condiciones legales aplicables.

 

  1. CONTRATACIÓN DE ENCARGADOS

Antes de contratar un tercero que tenga acceso a datos personales, CUIDAR LTDA., podrá evaluar:

  • Nivel de riesgo.
  • Medidas de seguridad.
  • Experiencia.
  • Capacidad tecnológica.
  • Confidencialidad.
  • Ubicación de los datos.
  • Subcontratación.
  • Transferencias internacionales.
  • Gestión de incidentes.
  • Cumplimiento normativo.

Los contratos deberán incluir las obligaciones de protección de datos correspondientes.

 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CUIDAR LTDA., implementará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales para proteger la información frente a:

  • Acceso no autorizado.
  • Pérdida.
  • Alteración.
  • Divulgación.
  • Destrucción.
  • Uso fraudulento.
  • Tratamiento no autorizado.

Las medidas se definirán de acuerdo con el nivel de riesgo y la naturaleza de los datos tratados.

 

  1. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Todo trabajador o contratista que identifique un incidente relacionado con datos personales deberá reportarlo inmediatamente a la Gerencia SIG o al canal interno establecido.

Se consideran incidentes, entre otros:

  • Pérdida de información.
  • Envío erróneo.
  • Acceso no autorizado.
  • Robo de equipos.
  • Divulgación accidental.
  • Ataques informáticos.
  • Alteración de bases de datos.
  • Extracción no autorizada.
  • Pérdida de documentos físicos.

Los incidentes deberán:

  1. Registrarse.
  2. Analizarse.
  3. Contenerse.
  4. Investigarse.
  5. Documentarse.
  6. Determinar acciones correctivas.
  7. Notificarse a las autoridades cuando legalmente corresponda.

 

  1. CONFIDENCIALIDAD

Los trabajadores, contratistas, proveedores y terceros que tengan acceso a datos personales deberán mantener la confidencialidad de la información.

La obligación continuará después de terminada la relación laboral o contractual cuando legalmente corresponda.

El incumplimiento podrá generar consecuencias disciplinarias, contractuales, civiles, administrativas o penales según corresponda.

 

  1. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

CUIDAR LTDA., conservará los datos durante:

  • El tiempo necesario para cumplir la finalidad.
  • El término establecido por obligaciones legales.
  • El término establecido contractualmente.
  • El período necesario para atender procesos judiciales o administrativos.
  • El período necesario para ejercer o defender derechos.

Finalizado el período de conservación, CUIDAR LTDA., podrá:

  • Suprimir.
  • Destruir.
  • Anonimizar.
  • Archivar con acceso restringido.

 

  1. DATOS FINANCIEROS, CREDITICIOS Y COMERCIALES

Cuando CUIDAR LTDA., trate información sometida al régimen especial de Hábeas Data financiero, crediticio, comercial o de servicios, deberá observar las disposiciones de la Ley 1266 de 2008, Ley 2157 de 2021 y demás normas aplicables.

Este régimen se aplicará de manera complementaria y especial respecto del régimen general de la Ley 1581 de 2012 cuando corresponda.

 

  1. COMUNICACIONES COMERCIALES Y PUBLICITARIAS

CUIDAR LTDA., podrá realizar comunicaciones comerciales y publicitarias cuando exista autorización o fundamento jurídico que permita el tratamiento.

El Titular podrá solicitar el cese de comunicaciones comerciales cuando jurídicamente proceda.

Las comunicaciones deberán respetar las normas aplicables sobre protección de datos, habeas data y, cuando corresponda, las disposiciones de la Ley 2300 de 2023.

 

  1. VERIFICACIONES DE SEGURIDAD Y CONFIABILIDAD

Por la naturaleza de las actividades de CUIDAR LTDA., como empresa de vigilancia y seguridad privada, podrán realizarse verificaciones de información de trabajadores, aspirantes, clientes, proveedores y contratistas cuando exista:

  • Finalidad legítima.
  • Necesidad.
  • Proporcionalidad.
  • Autorización cuando sea necesaria.
  • Fundamento jurídico.

Las verificaciones deberán limitarse a la información necesaria para cumplir la finalidad.

CUIDAR LTDA., no realizará investigaciones indiscriminadas ni utilizará información para finalidades incompatibles con las informadas al Titular.

 

  1. INFORMACIÓN OBTENIDA DE TERCEROS

Cuando CUIDAR LTDA., reciba datos personales de terceros, verificará, según corresponda:

  • Procedencia legítima.
  • Finalidad.
  • Autorización.
  • Calidad de la información.
  • Restricciones de uso.
  • Confidencialidad.
  • Cumplimiento legal.

CUIDAR LTDA., no incorporará bases de datos obtenidas de fuentes ilícitas.

 

  1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD

CUIDAR LTDA., identificará las bases de datos sujetas a inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Cuando legalmente esté obligada, realizará:

  • Registro.
  • Actualización.
  • Reporte de novedades.
  • Reporte de reclamos.
  • Reporte de incidentes cuando corresponda.
  • Las demás actuaciones exigidas por la SIC.

La obligación de cumplir el régimen de protección de datos no desaparece por el hecho de que una determinada base de datos no esté obligada a inscripción en el RNBD. La información oficial de la SIC confirma que el régimen de políticas y obligaciones aplica independientemente de la inscripción cuando esta no sea exigible.

 

  1. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA

CUIDAR LTDA., adoptará medidas para demostrar el cumplimiento efectivo de sus obligaciones en materia de protección de datos personales.

Para ello podrá implementar:

  • Inventario de bases de datos.
  • Matriz de tratamiento.
  • Matriz de riesgos.
  • Registro de autorizaciones.
  • Avisos de privacidad.
  • Procedimientos.
  • Contratos con Encargados.
  • Cláusulas de confidencialidad.
  • Capacitaciones.
  • Auditorías.
  • Indicadores.
  • Gestión de incidentes.
  • Registro de consultas y reclamos.
  • Revisión de la Política.
  • Evidencia de acciones correctivas.

La responsabilidad demostrada implica que CUIDAR LTDA., no se limitará a disponer de una política escrita, sino que deberá implementar medidas reales y verificables para garantizar el cumplimiento.

 

  1. CAPACITACIÓN

CUIDAR LTDA., capacitará periódicamente a los trabajadores y contratistas que tengan responsabilidades relacionadas con el tratamiento de datos personales.

La capacitación podrá incluir:

  • Principios de protección de datos.
  • Derechos de los Titulares.
  • Datos sensibles.
  • Confidencialidad.
  • Seguridad de la información.
  • Manejo de documentos.
  • Videovigilancia.
  • Atención de consultas y reclamos.
  • Gestión de incidentes.
  • Uso adecuado de herramientas tecnológicas.
  • Prevención de fugas de información.

 

  1. AUDITORÍA Y SEGUIMIENTO

La Gerencia SIG podrá realizar verificaciones periódicas para evaluar el cumplimiento de esta Política.

Las verificaciones podrán incluir:

  • Revisión de bases de datos.
  • Revisión de autorizaciones.
  • Verificación de controles de acceso.
  • Revisión de contratos.
  • Verificación de Encargados.
  • Revisión de solicitudes de Titulares.
  • Revisión de incidentes.
  • Revisión de videovigilancia.
  • Revisión de cumplimiento de tiempos de respuesta.

Los hallazgos deberán generar acciones correctivas cuando corresponda.

 

  1. PETICIONES DE AUTORIDADES

CUIDAR LTDA., atenderá los requerimientos de autoridades judiciales, administrativas, de vigilancia y control cuando sean realizados dentro del marco de sus competencias.

La información entregada deberá limitarse a aquella requerida y jurídicamente procedente.

Cuando la autoridad solicite información personal, se verificará la legitimidad del requerimiento.

 

  1. NEGACIÓN DE SOLICITUDES

CUIDAR LTDA., podrá negar una solicitud cuando:

  • Exista prohibición legal.
  • La información esté sometida a reserva.
  • No se acredite la identidad.
  • No se acredite representación.
  • Exista obligación legal de conservar la información.
  • Se afecten derechos de terceros.
  • La solicitud sea jurídicamente improcedente.

La respuesta deberá explicar claramente las razones de la decisión.

 

  1. PROCEDIMIENTO GENERAL DE ATENCIÓN DE DERECHOS

Toda solicitud será gestionada bajo las siguientes etapas:

  1. Recepción

Ingreso por canal autorizado.

  1. Registro

Asignación de fecha y radicación.

  1. Validación

Verificación de identidad.

  1. Clasificación

Determinación del tipo de solicitud.

  1. Análisis

Evaluación jurídica y operativa.

  1. Gestión

Actualización, rectificación, consulta, supresión, revocatoria o elaboración de respuesta.

  1. Respuesta

Comunicación al Titular dentro del término legal.

  1. Cierre

Registro de resultado y conservación de evidencia.

 

  1. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

Esta Política será revisada cuando:

  • Se modifique la legislación.
  • La SIC u otras aplicables expidan nuevas instrucciones.
  • Se creen nuevas bases de datos.
  • Se modifiquen las finalidades.
  • Se implementen nuevas tecnologías.
  • Se implementen sistemas biométricos.
  • Se modifiquen los sistemas de videovigilancia.
  • Se produzcan incidentes relevantes.
  • Cambien los canales de atención.
  • Se modifique la estructura organizacional.

La Política será actualizada cuando sea necesario para garantizar su correspondencia con la legislación vigente y las operaciones de CUIDAR LTDA.

 

Se firma en Bogotá D.C., a los tres (3) días del mes de Agosto de 2026.